EVALUAREA SCOPULUI, OBIECTIVELOR SI ACTIVITATILOR PROIECTULUI

Scopul Proiectului

Scopul unui proiect reprezintă, de regulă, rezolvarea problemei sau stadiul în care dorim sa ajungă problema în urma derulării proiectului.

Astfel proiectul se va orienta spre ameliorarea sau schimbarea acestor puncte slabe, fiind stadiul în care dorim să ajungă problema în urma desfăşurării proiectului.

Scopul trebuie:

• să fie atractiv pentru grupurile implicate în proiect
• să justifice necesitatea proiectului
• să fie exprimat ca stare nu ca proces
• să nu conţină în enunţ conjuncţia “şi” astfel s-ar înţelege că sunt formulate două scopuri
• să contribuie la rezolvarea problemei iniţiale

Obiectivele proiectului

Obiectivele reprezintă paşii ce trebuie făcut pentru a atinge scopul proiectului. Pe măsură ce obiectivele sunt îndeplinite, distanţa dintre stadiul actual şi scop se micşorează. În enunţarea obiectivelor trebuie evitată confundarea lor cu metodele. Acestea descriu modul în care se îndeplinesc obiectivele. Obiectivele sunt un punct final, sau jaloane spre un punct final, în timp ce metodele sunt drumul pe care se ajunge acolo.

În vederea formulării corecte a obiectivelor se va răspunde cu precizie la următoarele întrebări:

• Care sunt zonele cheie pe care dorim să le schimbăm prin acest proiect?
• Care este segmentul de populaţie care va fi implicat în schimbare? (atenţie, aici trebuie să avem în vedere nu numai grupul-ţintă – care, de altfel, va fi stabilit cu precizie – ci şi categoriile de populaţie cu care acesta interacţionează major!)
• Care este direcţia schimbării pe care o dorim? (creştere sau îmbunătăţire, descreştere sau reducere)
• Care este gradul sau proporţia schimbării?
• Care este termenul (sau intervalul de timp) prevăzut pentru atingerea gradului de schimbare?

Trebuie avută mare atenţie atunci când se enunţă obiectivele pentru a nu se confunda cu activităţile. Acestea din urmă descriu cum se îndeplinesc obiectivele. Obiectivele reprezintă “un sfârşit”, în timp ce metodele reprezintă “un drum”. Cea mai bună regulă de deosebire a lor este următoarea: dacă există un singur mod de a îndeplini obiectivul pe care l-aţi enunţat, probabil că, de fapt, aţi enunţat o acţiune.

O altă metodă de a verifica dacă ceea ce se enunţă este un obiectiv sau nu, este folosirea iniţialelor unor cuvinte care reprezintă caracteristicile pe care trebuie să le întrunească obiectivele, iniţiale care, una lângă alta, compun cuvântul englezesc SMART (isteţ):

• S – specific – este obiectivul clar: cine, ce, când, unde, cum, grup-ţintă?
• M – măsurabil – sunt măsurabile rezultatele?
• A – abordabil – este un obiectiv care poate fi, în general, atins?
• R – realist – are organizaţia resursele necesare pentru atingerea lui în timpul dat?
• T – încadrare în timp – există un termen limită?

Alte recomandări:

• Enunţul obiectivelor trebuie să includă grupul ţintă
• Obiectivele trebuie să fie legate în mod logic de problemă şi scop
• Prezentaţi cum ar arăta situaţia dacă s-ar schimba
• Încercaţi să nu alegeţi mai mult de cinci obiective
• Rezervaţi intotdeauna cu 25-30% mai mult timp decât credeţi că va dura indeplinirea obiectivului.

Activităţile Proiectului

În aceasta etapă trebuie determinat ce anume trebuie făcut pentru atingerea fiecărui obiectiv (stabilirea acţiunilor), sarcinile care trebuie îndeplinite în cadrul fiecărei acţiuni (informaţii esenţiale în evaluarea necesarului de resurse şi planificarea în timp), personalul necesar. Resursele utilizate în aceste activităţi se vor regăsi în buget.

Pentru a elabora activităţile prin care se atinge un obiectiv, răspundeţi-vă la următoarele întrebări:

• ce anume aveţi de făcut pentru atingerea obiectivelor (răspunsul la aceasta întrebare îl constituie acţiunile ce trebuie întreprinse);
• ce sarcini trebuie îndeplinite în cadrul flecarei acţiuni (răspunsul va ajuta să evaluaţi resursele de care aveţi nevoie şi planificarea în timp);
• ce resurse sunt necesare pentru îndeplinirea fiecărei sarcini;
• care sunt datele de începere şi terminare a sarcinilor (răspunsul la această întrebare va ajuta să determinaţi secvenţele în timp);
• cum se vor selecta participanţii (răspunsul va ajuta să vă daţi seama dacă veţi avea oamenii necesari pentru ducerea activităţilor la bun sfârşit).

Aceata etapă de realizare a proiectului trebuie să cuprindă:

• Enunţarea fiecărei activităţi în parte;
• Specificarea responsabilului activităţii respective;
• Specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp);
• Descrierea secvenţelor în timp şi modul cum se interferează activităţile;

Pentru a elabora activităţile prin care se atinge un obiectiv, răspundeţi-vă la următoarele întrebări:

Ø Ce anume aveţi de făcut pentru atingerea obiectivului? (Răspunsul la această întrebare îl consituie acţiunile ce trebuie întreprinse.)

Ø Ce sarcini trebuie îndeplinite în cadrul fiecărei acţiuni? (Răspunsul la această întrebare îl constituie sub-activităţile ce trebuiesc întreprinse)

Ø Ce resurse sunt necesare pentru îndeplinirea fiecărei sarcini? (Răspunsul vă ajută să evaluaţi resursele de care aveţi nevoie şi planificarea în timp.)

Ø Care sunt datele de începere şi terminare a sarcinilor? (Răspunsul la această întrebare vă ajută să determinaţi secvenţele în timp.)

Ø Cum se vor selecta participanţii? (Răspunsul vă ajută să vă daţi seama dacă veţi avea oamenii necesari pentru ducerea activităţilor la bun sfârşit.)

Recomandări:

• resursele specificate la secţiunea “activităţi” trebuie să corespundă cu resursele cerute în buget;
• fiecare resursă menţionată (personal, echipament s.a.) va trebui “tradusă” în bani şi regăsită în buget;
• explicaţi motivele care v-au făcut să alegeţi metodele pe care le-aţi ales;
• faceţi o scurtă discuţie despre riscul punerii în practică a metodelor respective; arătaţi de ce metodele pe care le-aţi ales implică o probabilitate mare de atingere a obiectivelor.

Planificarea în timp a activităţilor

Scopul planificării este de a estima timpul necesar pentru fiecare activitate şi monitorizarea proiectului.

Metode folosite:

• Diagrama Gantt
• Fişa de descriere a activităţii
• Metoda drumului critic

Nu există metoda cea mai bună, acesta depinde de complexitatea proiectului şi de pregătirea personală a implementatorilor. De obicei diagrama Gantt este folosită pentru proiecte mici şi medii, iar drumul critic este folosit pentru proiecte mai mari.

Diagrama Gantt