EVALUAREA

 

Ce se evaluează?

Evaluarea se concentrează asupra a patru aspecte principale:

Ø       resurse investite,

Ø       activităţi desfăşurate,

Ø       rezultate obţinute,

Ø       beneficii realizate

şi trebuie sa răspundă la următoarele întrebări:

Ø       în ce măsură organizaţia şi-a atins obiectivele (şi când nu, de ce nu)?

Ø       în ce măsură munca (activitatea) a meritat sa fie prestata?

Ø       în ce măsură a fost bine făcută?

Ø       în ce măsură resursele au fost utilizate în mod eficient?

Ø       ce anume a rămas nerezolvat?

 

O evaluare eficienta presupune 4 cerinţe esenţiale:

Ø       obiectivele sa fie clare celor evaluaţi de la bun început;

Ø       monitorizarea trebuie sa se efectueze pe parcursul întregii activităţi, iar informaţiile trebuie culese şi prelucrate cu grijă;

Ø       cei care fac evaluarea trebuie să dorească să fie critici cu activitatea lor şi a organizaţiei; evaluarea nu are nici un sens să fie făcută dacă oamenii nu sunt capabili sa admită că au comis greşeli sau ca nu şi-au atins obiectivele;

Ø       după evaluare, oamenii trebuie să-şi dorească să procedeze la schimbările impuse de rezultatele evaluării.

Cine face evaluarea?

Daca organizaţia a folosit oameni din afara ei pentru monitorizare poate ar fi bine ca aceste persoane sa fie folosite şi la evaluare. Este foarte bine sa se stabilească încă de la început daca persoana solicitată din afară va avea rolul de “facilitator” în evaluare (ajutând echipa sa facă evaluarea) sau de “evaluator consultant” (caz in care se implica direct in evaluare).

 

Etapele procesului de evaluare

 

1. Pre-evaluarea (planificare evaluării)

·         Decizia

- De ce se face

- Pentru cine se face

- Ce anume este de evaluat

      - De către cine

      - Cum urmează să se facă

      - Când se evaluează

- Ce resurse sunt implicate în evaluare

- Cum vor fi folosite rezultatele

·         Proiectarea evaluării

      - stabilirea a ceea ce este de evaluat

      - alegerea şi schiţarea metodelor

      - alegerea indicatorilor

2. Evaluarea propriu-zisa

·         Colectarea informaţiilor

      - ce anume s-a făcut – date cantitative şi calitative

      - cum anume s-a făcut – chestionare, observare

·         Analizarea

      - interpretarea informaţiilor

      - aprecierea rezultatelor

·         Prezentarea

      - validarea analizelor şi judecaţilor

      - elaborarea raportului final de evaluare

3. Post-evaluarea

·         Implementarea

- acordul asupra recomandărilor

- producerea schimbărilor reieşite din recomandări

·         Feedback

- Revizuirea necesităţilor de evaluare şi proiectarea evaluării

 

Auto-evaluarea

Cele mai multe organizaţii nu au resursele necesare pentru a angaja un consultant extern, de aceea auto-evaluarea, sau evaluarea din interior, este cel mai frecvent întâlnită printre organizaţiile care doresc o evaluare a activităţii lor. Acest tip de evaluare are anumite avantaje şi dezavantaje:

Avantaje:

Ø       mai ieftină

Ø       are o bună înţelegere a ceea ce se întâmplă

Ø       cunoaştere a elementelor care au stat la baza diverselor decizii

Ø       protecţia informaţiilor privind bucătăria internă a organizaţiei

Ø       va asigura mai multă motivaţie în implementarea recomandărilor rezultate în urma evaluării

Ø       poate fi un mod de consolidare a echipei

Dezavantaje:

Ø       implicare prea mare în activitatea care se evaluează

Ø       greutate în păstrarea obiectivitătii

Ø       implicare în dispute din trecut

Ø       tendinţa de a folosi aceleaşi scheme de evaluare

Ø       interesare într-un rezultat pozitiv al evaluării

Ø       grad de calificare în general mai mic decât un consultant extern

Ø       credibilitate mai mică

 

Evaluarea din exteriorul organizaţiei

Acest tip de evaluare poate fi făcut fie la iniţiativa organizaţiei evaluate, fie la iniţiativa altor instituţii sau organizaţii interesate de performanţa în general a organizaţiei respective, au pentru un anumit program, proiect faţă de care au un anumit interes.

Organizaţiile dezvoltate optează uneori pentru această soluţie, deşi este mai costisitoare din dorinţa de a asigura obiectivitatea şi transparenţa în relaţiile cu clienţii.

Această metodă are atât avantaje cât şi dezavantaje.

Avantaje:

Ø       oferă un punct de vedere nou, diferit de cel din interior şi potenţial obiectiv

Ø       va fi probabil mai critic

Ø       mai detaşat de problemele cotidiene ale organizaţiei

Ø       conferă transparenţă organizaţiei

Dezavantaje:

Ø       poate fi primit cu suspiciune sau ostilitate mai ales de către cei direct evaluaţi

Ø       evaluatorul poate fi mai uşor indus în eroare, sau poate să nu înţeleagă specificul şi problemele organizaţiei

Ø       poate fi prea detaşat pentru a fi util.

Evaluarea externă se poate face şi la iniţiativa:

Ø       finanţatorului unui proiect, program pentru a se asigura că banii sunt bine cheltuiţi

Ø       instituţiilor sau organismelor guvernamentale, sau autorităţilor locale în cazul în care organizaţia este beneficiara unui contract pentru asigurarea de servicii publice într-u anumit domeniu sau pentru a se asigura de calitatea serviciilor oferite de respectiva organizaţie

Ø       beneficiarilor organizaţiei, pentru îmbunătăţirea serviciilor organizaţiei, etc.

 

Colectarea informaţiilor pentru evaluare

1. Informaţii colectate deja la momentul evaluării (in activitatea de monitorizare)

Ø       statistici

Ø       rapoarte scrise şi note asupra unor evenimente şi diferite activităţi

Ø       jurnale de activitate

Ø       liste de contact

Ø       chestionare

2. Colectarea de noi informaţii, la momentul evaluării

Ø       chestionare

Ø       interviuri

Ø       fotografii, înregistrări video

În prezentarea raportului de evaluare este indicat să fie evidenţiate cele mai bune aspecte: ce obiective au fost atinse, ce nevoi au fost rezolvate, numărul mare al celor care beneficiază de activităţile realizate.

 

Un raportul de evaluare pentru un proiect ar trebui să cuprindă:

Ø       obiectivele proiectului;

Ø       o scurta informare cu privire la necesitatea atingerii

Ø       acelor obiective;

Ø       ce anume informaţii şi date au fost colectate şi cum

Ø       au fost ele colectate şi analizate;

Ø       ce demonstrează informaţiile colectate;

Ø       cum a fost făcută evaluarea şi cine a fost implicat;

Ø       daca au fost atinse obiectivele fixate la început;

Ø       ce alte rezultate au fost atinse;

Ø       ce noi necesităţi, din care ar rezulta noi obiective au apărut pe parcursul proiectului şi ce anume îşi propune organizaţia să întreprindă în legătură cu ele;

Ø       ce recomandări se fac pentru viitor?

 

Probleme si obstacole în evaluare

1.Dacă se planifică, implementează şi doar la sfârşit se evaluează

Ø       informaţia vine prea târziu şi ca urmare nu există posibilitatea de a corecta erorile

Ø       motivaţia poate să scadă

Ø       dificultate în a interpreta numai feed-back-ul negativ

Ø       căutăm confirmări ale aşteptărilor

Ø       evaluarea este realizată şi dosarul este pus departe ( fără utilitate pentru alte proiecte)

2. Evaluare spontană, permanentă dar nestructurată, cu valoare de învăţare redusă

3. Evaluare unilaterală

Ø       când proiectul a fost terminat

Ø       folosirea a uneia, cel mult două metode

Ø       pur intuitivă

4. Subiectivitatea