Lectia-16

MONITORIZAREA

Pentru a putea fi realizata, evaluarea necesita existenta unei etape intermediare, monitorizarea, şi presupune stabilirea prealabila a unor indicatori şi standarde de performanta.

 

Atenţie !

1. Atât monitorizarea cât şi evaluarea sunt imposibile dacă organizaţia nu este capabilă să ia decizii asupra muncii sale, nu are obiective clare şi nu ştie cum să planifice eficient.

2. Activitatea de monitorizare şi evaluare trebuie incluse în planificare şi bugetate în consecinţă.

 

Ce se monitorizează

Monitorizarea va acoperi cele mai relevante aspecte şi componente, cum ar fi:

 

8      proiectele şi programele organizaţiei

-ce anume oferă sau realizează organizaţia (activităţi, servicii, facilităţi, etc.)

 -cine le oferă (staff-ul, voluntarii, etc.)

 -la ce anume folosesc activităţile, serviciile, etc.

 -cum sunt folosite

 -cum afla oamenii despre aceste activităţi, servicii, etc.

 

8      membrii, beneficiarii şi suporterii organizaţiei

- cine are de câştigat din activităţile sau serviciile pe care le oferă organizaţia prin proiectul respectiv

- cine nu le foloseşte

- relaţia cu suporterii săi

- relaţia cu finanţatorii

 

8      folosirea resurselor organizaţiei:

- cum, când şi de ce este folosit timpul staff-ului şi al voluntarilor

- cum, când şi de ce sunt folosiţi banii

-cum, când, de ce şi de către cine este folosit echipamentul

 

 

8      ce face organizaţia

-cât de mult timp este cheltuit pentru diferite activităţi

-în ce măsura diferitele sarcini se completeaza una pe cealalta şi cum contribuie ele la buna desfasurare a activităţilor şi serviciilor organizaţiei

-ce nevoi sunt satisfacute

-ce nevoi nu sunt satisfacute

 

8      procesul de luare a deciziilor

-ce decizii sunt luate

-cine este implicat în luarea deciziilor

-cine nu este implicat în luarea deciziilor

 

8      ……………………..

 

 

 

Această listă este departe de a fi completă, fiecare organizaţie în funcţie de specificul sau poate dori sa monitorizeze şi alte aspecte.

 

Cine monitorizează?

Persoanele care se ocupa de monitorizarea unui proiect pot fi membrii consiliului de conducere al organizaţiei, managerii executivi (şeful executivului, managerii de programe sau de proiecte), managerul de personal, orice persoane cu atribuţii de supervizare în organizaţie, membrii echipei unui proiect, alţi angajaţi, finanţatorii sau consultanţi externi.

 

Pentru a colecta date în monitorizare putem folosi: statistici, informaţiile calitative, jurnalele, interviuri şi chestionare

 

Monitorizarea în sine nu înseamnă nimic. Este doar colectarea informaţiilor. Pasul următor îl reprezintă coroborarea informaţiilor obţinute şi a datelor şi exprimarea lor într-o forma ce poate fi de folos celui care le foloseşte. Structurarea informaţiei se poate realiza în urma discuţiilor, în cadrul unor întâlniri speciale. Un facilitator extern poate fi util în cadrul unor astfel de întâlniri. Sistematizarea datelor se poate face în formă scrisă, ca o prezentare de statistici şi alte informaţii referitoare la ceea ce organizaţia a făcut şi a realizat. Această muncă poate fi realizată de către cineva din organizaţie sau de către un expert sau evaluator extern. Sistematizarea informaţiei trebuie să se facă cât mai comprehensiv şi mai obiectiv posibil.