Ce este un buget?

Un buget este un plan financiar al unui proiect. Un astfel de document trebuie să includă o preconizare a cheltuielilor si a veniturilor legate de un proiect.

Mai presus de orice, un buget este un document de a cărui fezabilitate depinde susţinerea proiectului din partea unui finanţator sau a unui partener.

La ce este bun un buget?

Un buget este important in fiecare etapa a unui proiect, îndeplinind mai multe funcţii:

· Planificare

Un buget este necesar pentru a planifica un nou proiect, astfel încât cei de care depinde decizia să îşi facă o idee completa despre costurile proiectului. În luarea deciziei de a începe proiectul vor conta in primul rând disponibilitatea fondurilor şi eficienta cu care vor fi folosite.

· Fund-raising

Bugetul este punctul critic al oricărei negocieri cu finanţatorii. Aceştia sunt interesaţi în primul rând de eficienta banilor investiţi de ei, adică de raportul beneficii/costuri. Indicatorii de eficienta sunt cele mai convingătoare argumente. Crearea a 10 noi locuri de munca cu 200Euro/ loc de munca ar fi o investiţie foarte eficienta, insa informarea a 100 de şomeri despre posibile locuri de munca cu 300 Euro/ şomer informat, ar putea sa nu para atât de convingătoare.

· Implementarea proiectului

Un buget clar este necesar pentru a monitoriza si a tine sub control proiectul, o data ce acesta a început. Principalul instrument de monitorizare îl constituie compararea costurilor actuale cu cele din buget. Fără un buget clar, acest lucru este imposibil. Deoarece planurile uneori se schimbă, s-ar putea sa fie necesar să se revizuiască bugetul după ce proiectul a început.

 · Evaluarea proiectului

Bugetul este un instrument de baza in evaluarea succesului unui proiect, atunci când acesta ia sfârşit. El ajuta sa se răspundă la întrebarea: “A realizat proiectul ceea ce a fost stabilit iniţial sa realizeze?”. Datorita multiplelor funcţii pe care le îndeplineşte, bugetul original trebuie sa fie clar, logic si bine prezentat.

Cel mai important lucru intr-un buget este ca el sa surprindă in detaliu nevoile financiare ale proiectului. Pentru asta este nevoie ca analiza sa se efectueze la nivelul sarcinilor pe care echipa proiectului le are de îndeplinit.

Pentru a ajunge la un buget final al proiectului trebuie urmaţi patru paşi:

 1. Defalcarea proiectului in activităţi care consuma resurse.

Pentru acest lucru, o metoda simpla este să lucraţi la nivelul rezultatelor, si sa realizaţi o lista de sarcini pentru fiecare dintre acestea. Nu trebuie omise sarcini precum: realizarea documentaţiei, instruirea membrilor echipei, evaluări intermediare, revizuiri aduse proiectului, rapoarte etc. Ignorarea unor astfel de sarcini poate sa duca la surprize neplăcute pe parcursul proiectului.

2. Calcularea resurselor pentru fiecare activitate.

Resurse legate de personal

Pentru a calcula resursele legate de personal, referiţi-vă in primul rând la volumul de munca exprimat in ore sau in zile. Numărul de persoane angajate va rezulta abia mai târziu, in funcţie de resursele financiare alocate, sau de resursele umane disponibile. Pentru a calcula volumul de munca, încercaţi să estimaţi cât i-ar trebui unui singur om să o ducă la capăt. Spre exemplu, pentru sarcina “instruirea a 20 de persoane”, rezultatul ar putea fi 40 de ore de munca ale unui instructor.

Resurse care nu sunt legate de personal

Aceste resurse şi costurile aferente sunt împărţite de obicei în:

• Echipamente (calculatoare, copiatoare, mobilier, etc.)
• Consumabile (topuri de hârtie, cartuşe de imprimanta, diskete, CD-uri, etc.)
• Transport si diurna
• Comunicaţii (telefon, fax, posta, e-mail)
• Publicaţii (tipărire, editarea sau copierea unor broşuri, rapoarte, etc.)
• Servicii contractate
• Alte costuri

3. Estimarea costurilor

După ce aveţi listate toate resursele de care este nevoie în proiect, încercaţi să estimaţi costul unei unităţi şi apoi calculaţi costul total. Pentru a fi cât mai exacţi aveţi următoarele soluţii:

• să obţineţi informaţii de la furnizori, eventual oferte stampilate pentru a le prezenta finanţatorului,
• să le cereţi membrilor echipei, in special celor din departamentele specializate, să facă o estimare,
• să aflaţi de la cineva care a făcut un proiect similar,
• să studiaţi notele de la proiectele anterioare ale instituţiei.

4. Prelucrarea datelor şi întocmirea bugetului

• Salariile. Calculaţi cate persoane veţi plăti şi sub ce forma (cu normă întreagă sau convenţie civilă). În funcţie de rezultat, calculaţi celelalte taxe sau beneficii salariale cum ar fi asigurările de orice tip. Spre exemplu, pentru un angajat, trebuie trecut în buget nu numai salariul brut, ci şi contribuţia la asigurările sociale şi taxa la fondul de sănătate, atât cotele datorate de angajator cat şi de angajat. Pentru a putea calcula corect toate costurile salariale este bine sa va adresaţi unui contabil sau unei persoane cu experienţă în domeniul financiar.
• Costurile indirecte (sau de regie). Aproximaţi costurile care nu sunt legate direct de îndeplinirea sarcinilor, însă pe care instituţia le suportă pentru sprijinirea proiectului. Acestea pot consta în spatii pentru birouri, întreţinere, electricitate, etc. De asemenea salariile contabilului, ale administratorului, sau ale directorului executiv fac parte din costurile indirecte. Anumiţi finanţatori au reguli specifice în privinţa finanţării costurilor indirecte. În cazul PHARE, de obicei este finanţat numai un procent fix din totalul costurilor directe, respectiv 7%

• Costurile accidentale. Stabiliţi o rezerva pentru cazurile de urgenta care pot apărea în timpul proiectului. În cazul PHARE, aceste costuri pot fi de maxim 5% din totalul costurilor eligibile.

La final realizaţi un tabel care să includă toate aceste costuri, şi eventual, în coloanele din dreapta precizaţi şi finanţatorii.